InfoMentor ehf. er eigandi að og sér um rekstur á hugbúnaðinum Karellen sem er alhliða upplýsinga- og námskerfi fyrir leikskóla. InfoMentor ehf. rekur einnig hugbúnaðarkerfið InfoMentor sem upplýsingakerfi fyrir skóla og aðrar menntastofnanir. Viðskiptavinir fyrirtækisins um 1350 talsins. Þá veitir InfoMentor ehf. ýmsa ráðgjöf og þjónustu og rekur sjálfstæðar vefsíður. Megingildi fyrirtækisins eru að vera einu skrefi á undan og er það leiðarljós InfoMentor ehf. í öllum verkefnum.
Kjarninn í Karellen kerfinu er að auðvelda upplýsingaflæði milli heimilis og skóla sem og utanumhald um skráningar og aðrar upplýsingar. Kerfið var hannað í samráði við stóran hóp leikskólafólks þar sem farið var í þaula yfir þarfir leikskóla í nútímasamfélagi.
InfoMentor ehf. er vinnsluaðili þeirra upplýsinga sem unnið er með í Karellen kerfinu. Með vinnsluaðila er átt við þann sem vinnur persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila samkvæmt vinnslusamningi. Ábyrgðaraðili er sá sem ákvarðar tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga og ber meginábyrgð á að öll vinnsla sé í samræmi við meginreglur um persónuvernd og að vinnslan sé byggð á lögmætum heimildum. Þeir leikskólar sem nýta Karellen kerfið eru ábygðaraðilar vinnslu persónuupplýsinga í kerfinu. Þá er InfoMentor ehf. ábyrgðaraðili við vinnslu persónuupplýsinga sem skráðar eru vegna þjónustu, sölu og markaðssetningar á vegum fyrirtækisins, s.s. vegna Karellen kerfisins.
Með þessari persónuverndarstefnu vill InfoMentor ehf. kynna grundvallarstefnu sína í persónuvernd og veita upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga í Karellen kerfinu, meðal annars hvaða upplýsingum er safnað og hvers vegna, um öryggisráðstafanir fyrirtækisins, réttindi einstaklinga og hvernig hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa fyrirtækisins.
InfoMentor ehf. er umhugað um persónuvernd og það er markmið fyrirtækisins að öll vinnsla persónuupplýsinga, hvort sem InfoMentor ehf. telst vinnsluaðili eða ábyrgðaraðili, sé í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd og vandaða vinnsluhætti.
Fyrirtækið leggur áherslu á að:
Ábyrgð, trúnaður og virðing fyrir réttindum og frelsi einstaklinga og friðhelgi einkalífs er leiðarljós InfoMentor ehf. í allri meðferð persónuupplýsinga.
InfoMentor ehf. er vinnsluaðili Karellen leikskólakerfinis og öll vinnsla persónuupplýsinga í kerfinu fer fram í þágu ábyrgðaraðila samkvæmt vinnslusamningi. InfoMentor ehf. sér um þróun, rekstur og þjónustu við Karellen kerfið.
InfoMentor ehf. skráir engar persónuupplýsingar inn í Karellen kerfið hvorki um nemendur, aðstandendur eða starfsfólk og safnar ekki til eigin þágu neinum upplýsingum úr Karellen kerfinu.
Ábyrgðaraðilar Karellen kerfisins eru rekstraraðilar leikskóla um allt land. Í Karellen kerfið er mögulegt að skrá og halda utan um ýmsar grunnupplýsingar um nemendur og aðstandendur þeirra svo sem nafn, heimilisfang og símanúmer og ýmsar upplýsingar tengdar námi og skólagöngu nemenda. Einnig er hægt að skrá í kerfið nauðsynlegar upplýsingar um starfsfólk. Ábyrgðaraðilar (starfsmenn skólastofnana) skrá persónuupplýsingar inn í Karellen kerfið og bera ábyrgð á þeim upplýsingum sem þar eru skráðar. Ábyrgðaraðila ber að gæta þess að skráningar séu málefnalegar, sanngjarnar, gagnsæjar og í samræmi við vandaða vinnsluhætti og löggjöf um persónuvernd. Stjórnendur leikskóla stýra hver hefur aðgang að Karellen kerfinu. Allar ákvarðanir um skráningu, varðveislu, afritun, sendingu og eyðingu gagna um nemendur, aðstandendur og starfsfólk eru hjá skólastofnunum sjálfum.
InfoMentor ehf. miðlar engum upplýsingum úr Karellen kerfinu nema fram komi beiðni frá ábyrgðaraðila eða að skýr lagaheimild sé fyrir hendi, sbr. t.d. 5. gr. laga um Hagstofu Íslands nr. 163/2007.
Eyðing gagna í Karellen kerfinu er aðeins framkvæmd að beiðni ábyrgðaraðila. Ábyrgðaraðila ber, þegar ekki er lengur fyrir hendi málefnalegar ástæður til varðveislu gagna í kerfinu, að tilkynna InfoMentor ehf. hvaða rafrænu gögn úr hugbúnaðinum skal ónýta eða farga. Um eyðingu gagna gilda sérstakar verklagsreglur hjá InfoMentor ehf.
Þar sem InfoMentor ehf. sér um rekstur og þjónustu á Karellen kerfinu getur reynst nauðsynlegt vegna aðstoðar og lagfæringa að starfsmenn fyrirtækisins fari inn í kerfið hjá einstaka notendum. Strangar verklagsreglur eru hjá fyrirtækinu um hvaða starfsmenn geta sinnt slíkri þjónustu og aðeins skal unnið samkvæmt beiðni. Allar aðgerðir starfsmanna InfoMentor ehf. eru rekjanlegar. Þá eru allir starfsmenn fyrirtækisins bundnir trúnaði og þagnarskyldu varðandi allar upplýsingar sem þeir fá aðgang að. Sjá einnig kafla 5 um öryggisráðstafanir.
InfoMentor ehf. er ábyrgðaraðili við vinnslu almennra persónuupplýsinga sem fyrirtækið safnar og skráir í tengslum við þjónustu og ráðgjöf til viðskiptavina Karellen kerfisins.
Upplýsingar um tengiliði ábyrgðaraðila
Ábyrgðaraðilar (leikskólastofnanir) senda InfoMentor ehf. reglulega upplýsingar um tengiliði við þjónustuteymi Karellen kerfisins. Þar kemur fram nafn og netfang viðkomandi tengiliðs. InfoMentor ehf. skráir þessar upplýsingar til að geta sent tengiliðum í gegnum tölvupóst sérstakar upplýsingar, leiðbeiningar og annað efni sem snýr að Karellen kerfinu. Ábyrgðaraðili tilkynnir ef breytingar verða á tengliðum og er þá nafni og netfangi fyrrum tengiliða eytt hjá InfoMentor ehf.
Þjónusta og ráðgjöf við notendur Karellen kerfisins
Þegar notandi Karellen kerfisins leitar eftir þjónustu og ráðgjöf með tölvupósti eða símleiðis, þá eru þjónustubeiðnir skráðar á notanda. Þetta er gert til að mögulegt sé að hafa samband við viðkomandi vegna vegna erindisins og einnig til að hægt sé hafa yfirsýn og utanumhald um þjónustu við notendur og viðskiptavini. Persónuupplýsingar þessar eru varðveittar í læstu og aðgangsstýrðu þjónustukerfi. Að öðrum kosti eru beiðnir ekki skráðar á persónugreinanlegan hátt.
Þegar við á eru eftirfarandi persónuupplýsingar skráðar:
InfoMentor ehf. miðlar engum persónuupplýsingum til þriðja aðila sem fyrirtækið skráir vegna þjónustu við notendur Karellen kerfisins. Komi fram beiðni er mögulegt eyða upplýsingunum úr þjónustukerfinu. Sjá nánar kafla 5 um öryggisráðstafanir.
InfoMentor ehf. er ábyrgðaraðili við vinnslu almennra persónuupplýsinga sem fyrirtækið safnar og skráir í tengslum við ýmiss konar þjónustu, sölu og markaðssetningu. Hér getur verið um að ræða skráningu á póstlista tengdum kynningu á Karellen leikskólakerfinu, skráningu á námskeið eða almennri kynningu á starfsemi fyrirtækisins.
Tilgangurinn með söfnun þessara persónuupplýsinga er að gera InfoMentor ehf. kleift að vera í samskiptum við og geta þjónustað viðskiptavini. Einnig að geta miðlað upplýsingum til áhugasamra um uppfærslur og nýjungar og markaðssett fyrirtækið og starfsemi þess.
Vinnsla persónuupplýsinga í þessum tilgangi byggir ýmist á mati á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins, nauðsyn til að efna samning við viðskiptavini eða samþykki þess einstaklings sem skráður er.
Eftirfarandi persónuupplýsingar eru skráðar þegar við á:
Allar persónuupplýsingar sem InfoMentor ehf. safnar eru varðveittar í læstu og aðgangstýrðu þjónustukerfi eða á lokuðu rafrænu geymslusvæði. Sjá nánar kafla 5 um öryggisráðstafanir.
Einstaklingar sem skráðir eru á póstlista hjá InfoMentor ehf. geta hvenær sem er sent beiðni um að afskrá sig. Beiðnin skal send af póstlistanum á netfangið info@infomentor.is Öllum persónuupplýsingum um viðkomandi verður þá eytt úr kerfinu.
InfoMentor ehf. miðlar engum persónuupplýsingum til þriðja aðila sem fyrirtækið skráir vegna sölu, þjónustu eða í markaðsskyni.
Vefkökur eru nýttar á vefsíðunni www.karellen.is en þær safna engum persónuupplýsingum um notendur. Vefkökur eru litlar textaskrár sem hlaðast niður á harða diskinn á tölvum notenda og tiltekinn vafri getur lesið. Flestir vafrar eru stilltir þannig að þeir taka sjálfvirkt við kökum. Hægt er breyta öryggisstillingum á netvöfrum þannig að þeir taki ekki á móti kökum.
InfoMentor ehf. hvort sem fyrirtækið telst sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili, leggur mikla áherslu á að öll vinnsla persónuupplýsinga sé með þeim hætti að viðeigandi öryggi sé tryggt.
InfoMentor ehf. starfar eftir kröfum sem gerðar eru í ISO-27001 og ISO-9001 stöðlunum um öryggi upplýsinga. Allar öryggisráðstafanir sem gerðar eru taka mið af eðli gagna og áhættu við vinnslu þeirra hverju sinni. Fyrirtækið er með skriflega öryggisstefnu og framkvæmir áhættumat á allri vinnslu með persónuupplýsingar. Athugun og mat á skilvirkni tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að tryggja öryggi vinnslu fer fram reglulega og stýrir rekstrarstjóri InfoMentors ehf. þeirri framkvæmd.
Öryggisteymi InfoMentor ehf. samanstendur af starfsmönnum á hverri starfsstöð fyrirtækisins. Teymið fylgir eftir framkvæmd og þróun öryggisráðstafana og fundar vikulega til að fara yfir þau mál sem liggja fyrir hverju sinni.
Allar upplýsingar er varða notendur InfoMentors ehf. eru meðhöndlaðar af fyllstu varúð svo að tryggt sé að þær glatist ekki eða komist í hendur óviðkomandi aðila.
Aðgangsheimildir starfsmanna að Karellen kerfinu byggjast á hlutverki og starfssviði þeirra innan fyrirtækisins.
Upplýsingar um notendur Karellen kerfisins eru aðgangsstýrðar og skal starfsmaður einungis leita eftir þeim upplýsingum sem hann þarf á að halda í starfi sínu. Hann þarf að geta rökstutt þá leit ef óskað er eftir því. Í Karellen kerfið er innbyggt að allar aðgerðir starfsmanna eru gagnsæjar og skráðar.
Aðgangsheimildir og eftirlit með starfsmönnum er í samræmi við verklagsreglur InfoMentors ehf. um upplýsingaöryggi. Stjórnendur á hverju sviði InfoMentors ehf rýna reglulega aðgang starfsmanna sinna. Rekstarstjóri InfoMentor hefur eftirlit með því að aðgangur starfsmanna að upplýsingum sé í samræmi við þau verkefni sem viðkomandi starfsmaður eða starfseining innan fyrirtækisins er að sinna.
Ef starfsmaður lætur af störfum er öllum aðgangi lokað án tafar.
Allir stafsmenn InfoMentors ehf. undirrita trúnaðaryfirlýsingu þar sem kveðið er á um þagnarskyldu. Starfsmaður skal gæta fyllsta trúnaðar um hvaðeina er hann verður áskynja í starfi sínu varðandi fyrirtækið, viðskiptavini og notendur kerfisins. Starfsmenn skulu rækta þessa skyldu sína af ábyrgð til að fyrirbyggja að mögulega hljótist skaði á hagsmunum þeirra sem skráðir eru í Karellen kerfið. Þagnarskylda helst eftir að starfsmaður hefur látið af starfi.
InfoMentor ehf., hvort sem fyrirtækið telst ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili, leggur áherslu á skýrar verklagsreglur um viðbrögð ef til öryggisbrots kemur við meðferð persónuupplýsinga.
InfoMentor ehf. sem vinnluaðili mun tilkynna ábyrgðaraðila, skólastjóranda og tengilið, án ótilhlýðilegrar tafar og samkvæmt fyrirmælum í vinnslusamningum, ef upp kemur öryggisbrot. Ábyrgðaraðili skal síðan tilkynna Persónuvernd og hinum skráðu brotið eftir atvikum í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. InfoMentor ehf. aðstoðar ábyrgðaraðila eftir þörfum vegna þessa. InfoMentor ehf. skráir brotið í skrá fyrirtækisins um öryggisbrot við meðferð persónuupplýsinga.
InfoMentor ehf. sem ábyrgðaraðili mun tilkynna öryggisbrot til Persónuverndar í samræmi við það sem persónuverndarlög kveða á um. Áhrif öryggisbrotsins og áhætta fyrir réttindi og frelsi viðkomandi einstaklinga verður metin og ef líklegt er að öryggisbrotið leiði af sér mikla áhættu er skráðum einstaklingum tilkynnt um brotið og þær ráðstafanir sem gripið verður til. InfoMentor ehf. skráir og greinir öryggisbrotið, áhrif þess og hvaða úrbætur eru nauðsynlegar.
InfoMentor ehf. sem vinnsluaðili leggur áherslu á að Karellen kerfið sé þróað með rétt skráðra einstaklinga í huga og að kerfið búi yfir aðgerðum sem geta auðveldað viðskiptavinum sem eru ábyrgðaraðilar að uppfylla skyldur sínar gagnvart þeim sem skráðir eru í kerfið. Einstaklingar geta ekki leitað beint til InfoMentors ehf. vegna persónuupplýsinga sem skráðar eru í Karellen kerfið þar sem skráningin er á ábyrgð skólastofnana. Í slíkum tilvikum þarf að leita til viðkomandi leikskóla með slíka beiðni. InfoMentor ehf. mun leggja sig fram um að aðstoða skólastofnanir við að uppfylla skyldur sínar samkvæmt rétti hinna skráðu.
Sem ábyrgðaraðili leggur InfoMentor ehf. áherslu að tryggja allan þann rétt sem skráðir einstaklingar eiga samkvæmt gildandi persónuverndarlögum.
Allir þeir sem InfoMentor ehf. skráir persónuupplýsingar um eiga rétt á að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um viðkomandi hjá fyrirtækinu. Í þessari persónuverndarstefnu hefur verið gerð grein fyrir hvaða upplýsingum er safnað hjá InfoMentor ehf. og í hvaða tilgangi. Þeir sem skráðar eru upplýsingar um eiga einnig, samkvæmt beiðni, rétt til aðgangs að persónuupplýsingum, rétt til að láta leiðrétta upplýsingar, takmarka vinnslu og eyða upplýsingum. Vilji skráður einstaklingur nýta sér þennan rétt, skulu beiðnir sendar til persónuverndarfulltrúa InfoMentor ehf. (dpo@infomentor.is).
Þegar vinnsla persónuupplýsinga er byggð á samþykki geta skráðir einstaklingar hvenær sem er dregið samþykki sitt til baka.
Ef skráður einstaklingur telur að vinnsla persónuupplýsinga hjá InfoMentor ehf. sé ekki í samræmi við gildandi löggjöf og vandaða vinnsluhætti er hægt að senda athugasemdir til persónuverndarfulltrúa (dpo@infomentor.is).
Þá hafa allir rétt til að leita til stofunarinnar Persónuverndar ef þeir telja að brotið sé á rétti þeirra til persónuverndar. Upplýsingar um kvörtun til Persónuverndar má finna á vefsíðu Persónuverndar https://www.personuvernd.is/fyrirspurnir
Allar ákvarðanir er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá InfoMentor ehf. eru teknar af lykilstjórnendum og stjórn fyrirtækisins með aðstoð og undir eftirliti persónuverndarfulltrúa fyrirtækisins.
Athugið að stefna þessi verður endurskoðuð reglulega og getur tekið breytingum eftir því sem tilefni er til og með því markmiði að endurspegla starfsemi InfoMentors ehf. og meðferð persónupplýsinga hjá fyrirtækinu hverju sinni.
Persónuverndarstefna þessi er birt á heimasíðu og innskráningarsíðu Karellen kerfisins.
Hafir þú athugasemdir eða óskir um nánari upplýsingar vegna vinnslu persónuupplýsinga hjá InfoMentor ehf. þá er velkomið að hafa samband við persónufulltrúa fyrirtækisins í síma 520- 5310 eða í gegnum netfangið dpo@infomentor.is
